Như chúng ta đã biết, khi vận hành các doanh nghiệp, hầu hết các hoạt động diễn ra đều cần có văn bản, hồ sơ để lưu trữ nhằm đối chiếu và khai thác thông tin khi cần, kể cả hoạt động tặng quà cho khách hàng. Hãy cùng tìm hiểu về cách soạn thảo và ban hành quyết định tặng quà cho khách hàng đúng quy định của pháp luật trong bài viết này.
Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng là gì?
Mẫu thông báo là loại văn bản được sử dụng để truyền đạt một thông tin cụ thể đến cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức để họ có được thông tin và thực hiện hành động. Mẫu thông báo quyết định tặng quà cho khách hàng là loại văn bản thể hiện rõ về việc tặng quà cho khách hàng của doanh nghiệp. Đây là văn bản thường được đưa xuống để thực hiện hoạt động tặng quà nhằm mục đích tri ân hoặc thu hút khách hàng tiềm năng.
Để đảm bảo môi trường hợp tác kinh doanh thuận lợi và thành công, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thường áp dụng chính sách tặng quà cho khách hàng. Thông thường, đối tượng được tặng quà là những khách hàng VIP, những đối tác có thời gian hợp tác lâu dài hoặc là những đối tác chiến lược trong tương lai,... Văn bản thông báo thường được sử dụng khi cần truyền đạt những thông tin cụ thể từ cơ quan, tổ chức hoặc người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên của tổ chức hoặc những ai quan tâm đến nội dung thông báo, để họ thực hiện hoặc tham gia.
Mục đích của mẫu quyết định tặng quà khách hàng
Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp lựa chọn thường xuyên tặng quà cho khách hàng. Khi Ban Giám đốc hoặc chủ sở hữu muốn tặng quà, họ cần lập một mẫu quyết định rõ ràng vì những lý do sau đây:
Thứ nhất, mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng được Ban Giám đốc ban hành và thiết lập như một hướng dẫn cho nhân viên tham khảo và tuân thủ. Bằng cách này, thông báo trở nên hợp pháp và chuyên nghiệp hơn so với việc thông báo bằng miệng.
Thứ hai, mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp và xác định trách nhiệm trong tương lai. Nội dung thông báo cung cấp thông tin chi tiết về việc tặng quà cho khách hàng, bao gồm tên quà tặng và người thực hiện.
Quyết định cũng nêu rõ thời gian và hình thức thực hiện. Điều này đảm bảo rằng những người được ủy quyền không trốn tránh trách nhiệm và phải hoàn thành theo yêu cầu từ cấp trên. Trong trường hợp có vấn đề liên quan đến quà tặng hoặc khách hàng được tặng quà, văn bản này sẽ là căn cứ quan trọng để các bên liên quan giải quyết một cách hòa bình và công bằng.
Nội dung trong mẫu quyết định tặng quà khách hàng
Dưới đây là mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng phổ biến mà bạn có thể tham khảo.
Mở đầu
Phần mở đầu của quyết định tặng quà cho khách hàng thường bao gồm đầy đủ các thành phần được quy định khi ban hành văn bản của nước ta như: Tên công ty/ đơn vị lập quyết định được đính kèm theo số hiệu văn bản, Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên của văn bản và một số căn cứ quan trọng. Trong đó:
Tên công ty: Ghi chính xác tên đơn vị lập văn bẳn theo tên đã đăng ký giấy phép.
Quốc hiệu và Tiêu ngữ sẽ được trình bày thành 2 dòng. Trong đó, dòng phía trên là Quốc hiệu với toàn bộ kí tự được in hoa, Tiêu ngữ sẽ được viết ở dưới và in hoa chữ cái đầm của mỗi cụm từ.
Cả ba yếu tố Tên doanh nghiệp, Quốc hiệu và Tiêu ngữ đều phải trình bày cùng hàng với vị trí trên cùng của văn bản. Sau đó, tên văn bản sẽ được viết in hoa và canh giữa văn bản với một số gợi ý đặt tên như sau:
QUYẾT ĐỊNH TẶNG QUÀ CHO KHÁCH HÀNG
Hoặc:
QUYẾT ĐỊNH
(V/v: Tặng quà cho khách hàng)
Căn cứ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn căn cứ là các điều khoản của Luật Thương mại của Văn phòng Quốc hội; hoặc căn cứ vào điều lệ hoạt động của công ty, căn cứ quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc/ Giám đốc công ty hoặc thậm chí là căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty. Chỉ cần văn bản quyết định được thành lập theo đúng quy định, có căn cứ cụ thể và rõ ràng sẽ được tính là hợp pháp.
Nội dung chính
Ở phần nội dung chính của quyết định tặng quà cho khách hàng, có một số mục cần có như sau:
Ghi rõ điều khoản hoặc những quy định về quà tặng cho khách hàng như: tặng vào dịp nào, với mỗi nhóm khách hàng quà tặng sẽ là gì, giá trị bao nhiêu.
Đưa ra thông tin rõ ràng về thời gian thực hiện quyết định tặng quà cho khách hàng: Mốc thời gian thông thường sẽ dao động từ vài ngày cho đến 1 tuần tùy theo kế hoạch của doanh nghiệp.
Nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban khi thi hành quyết định.
Tuyên bố về hiệu lực: Quyết định tặng quà cho khách hàng này sẽ có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi có văn bản thay thế.
Nêu rõ các bộ phận sẽ nhận và có trách nhiệm theo dõi, chấp hành quyết định, chẳng hạn như: phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng Marketing, phòng Hành chính nhân sự,....
Tham khảo một số mẫu quà tặng khách hàng:
Kết thúc
Để kết thúc thông báo quyết định tặng quà cho khách hàng, thông thường nội dung phần này sẽ bao gồm chữ kí và thông tin liên hệ của doanh nghiệp. Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc công ty sẽ là người ký tên vào quyết định và chỉ khi có chữ kí cũng như con dấu của các vị trí lãnh đạo này thì văn bản mới có giá trị hiệu lực.
Một số điều cần lưu ý khi lập mẫu quyết định quà tặng cho khách hàng
Khi lập quyết định tặng quà tết cho khách hàng, cần lưu ý những điều sau để văn bản có giá trị về mặt pháp luật và các đơn vị, phòng ban liên quan thực hiện theo chính xác hơn:
Đảm bảo thông tin chính xác và cách thức trình bày chuẩn. Vì quyết định này liên quan đến chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho mục đích kinh doanh, không được phép mắc sai sót ngay cả với các khoản chi nhỏ nhất.
Chú ý đến cách trình bày văn bản sao cho chuẩn. Tránh các lỗi chính tả, định dạng không đúng, căn lề không chuẩn,... Mỗi lỗi như vậy sẽ ảnh hưởng đến đánh giá chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng phải được trình bày một cách dễ hiểu nhất. Tránh sử dụng từ ngữ địa phương có thể gây hiểu lầm cho người thực hiện quyết định.
Bạn đã vừa tìm hiểu về định nghĩa, ý nghĩa cũng như cách tạo một quyết định tặng quà cho khách hàng. Hy vọng rằng với những thông tin này, bạn sẽ có thể thực hiện các hoạt động như tặng quà cho khách hàng thường xuyên, hiệu quả hơn từ đó cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
