Trong môi trường doanh nghiệp, việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên đòi hỏi sự chính xác và minh bạch để đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính. Quà tặng nhân viên, dù là vào dịp lễ hay sự kiện đặc biệt, đều cần được kê khai đúng cách. Bài viết này của Cone sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng nhất.
Quy định về xuất hoá đơn quà tặng cho nhân viên
Theo đó, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Trong đó, nội dung điều luật quy định rõ rằng: Chỉ có các loại hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất là không cần xuất hóa đơn. Còn trong tất cả trường hợp khác, bao gồm cả tặng quà cho nhân viên, xuấy hóa đơn là bắt buộc. Hoạt động này áp dụng cho tất cả các hình thức tặng quà bao gồm cho, tặng, trao đổi, biếu, trả thay lương người lao động và các tiêu dùng nội bộ khác. Như vậy, tìm hiểu về cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là cần thiết khi doanh nghiệp chuẩn bị thực hiện hoạt động này.
>>> Tham khảo thêm: Các quy định xoay quanh việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Quy định về xuất hóa đơn cho quà biếu tặng
Theo quy định hiện hành, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn liên quan, khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng nhân viên, khách hàng hoặc sử dụng nội bộ (không thu tiền), bắt buộc phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Thời điểm lập hóa đơn là ngay tại thời điểm giao nhận quà tặng cho nhân viên hoặc khách hàng. Tức là, quà tặng được giao ngày nào thì hóa đơn phải được lập và ghi ngày đó.
Dưới đây là một số trường hợp cụ thể và cách xử lý hóa đơn:
- Quà tặng có giá trị từ 200.000 VNĐ trở xuống: Doanh nghiệp có thể lập chung một hóa đơn vào cuối ngày, kèm theo bảng kê chi tiết danh sách người nhận có chữ ký xác nhận của từng người.
- Quà tặng có giá trị trên 200.000 VNĐ: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn riêng cho từng cá nhân nhận quà. Trường hợp người nhận không lấy hóa đơn riêng, công ty vẫn cần xuất hóa đơn riêng cho từng người đó. Chỉ khi không có người nhận cụ thể hoặc người nhận từ chối nhận hàng, doanh nghiệp mới có thể gộp chung thành một hóa đơn vào cuối ngày, kèm theo bảng kê.
Các thông tin cần lưu ý khi lập hóa đơn cho quà biếu tặng:
- Mục "Họ và tên người mua hàng": Ghi rõ tên người mua hàng hoặc tên người được tặng quà (tên nhân viên/khách hàng).
- Mục "Tên đơn vị": Ghi rõ tên đơn vị nhận quà tặng. Trong trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn (đối với quà tặng khách hàng), bạn có thể ghi "Khách hàng không lấy hóa đơn" hoặc "Tên đơn vị: Khách hàng lẻ". Đối với quà tặng nhân viên, có thể ghi tên công ty và chi tiết tên nhân viên ở phần nội dung.
- Mục "Mã số thuế và địa chỉ người mua hàng": Điền thông tin của bên nhận quà tặng (nếu là doanh nghiệp hoặc nếu cá nhân có MST). Nếu là cá nhân không có MST, có thể bỏ trống mục này hoặc ghi "Cá nhân không có MST".
- Mục "Tên hàng hóa, dịch vụ": Ghi rõ tên hàng hóa là quà tặng và ghi kèm theo mô tả, ví dụ: "Hàng cho biếu tặng không thu tiền", hoặc "Hàng tặng nhân viên không thu tiền". Điều này giúp phân biệt rõ mục đích sử dụng.
- Mục "Đơn vị tính và số lượng": Điền như hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
- Mục "Đơn giá": Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng tại thời điểm phát sinh giao dịch. Đây là cơ sở để tính thuế GTGT.
- Mục "Thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng": Điền như hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Hàng hóa cho, biếu, tặng vẫn phải tính và kê khai thuế GTGT như hàng hóa bán ra thông thường.
Lưu ý quan trọng:
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng thường không được khấu trừ, trừ khi quà tặng đó phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế của doanh nghiệp (ví dụ: quà tặng khách hàng theo chương trình khuyến mại đã đăng ký).
- Để chi phí quà tặng nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có đầy đủ các chứng từ như: Quyết định tặng quà của công ty, danh sách nhân viên nhận quà có chữ ký xác nhận, hóa đơn mua hàng đầu vào, chứng từ thanh toán. Ngoài ra, khoản chi này phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động của công ty.
Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các thủ tục về hóa đơn, chứng từ, tránh các sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính.
Hóa đơn cho quà biếu tặng
Cách hạch toán hoá đơn quà tặng theo thông tư 200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc hạch toán hóa đơn quà tặng cho nhân viên hoặc khách hàng cần được thực hiện cẩn trọng và phân biệt rõ ràng tùy thuộc vào mục đích và cách thức sử dụng quà tặng. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và cách hạch toán tương ứng:
Trường hợp mua hàng nhập kho rồi xuất tặng:
- Khi mua hàng: Ghi Nợ TK 156 (Hàng hóa) và Nợ TK 133 (GTGT được khấu trừ - nếu có), Có TK 111, 112, 331.
- Khi xuất tặng (lập hóa đơn đầu ra):
- Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và Có TK 511 (Doanh thu), Có TK 33311 (GTGT phải nộp).
- Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) và Có TK 156.
Trường hợp mua hàng và tặng trực tiếp (không qua kho):
Ghi Nợ TK 641 hoặc TK 642 (bao gồm cả giá mua hàng và phần thuế GTGT đầu ra), Nợ TK 133 (nếu có và được khấu trừ), Có TK 111, 112, 331 và Có TK 33311 (GTGT phải nộp).
Trường hợp tặng quà từ quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353):
- Khi trích quỹ mua quà: Nợ TK 353, Có TK 111, 112, 331.
- Khi xuất quà tặng (lập hóa đơn đầu ra): Nợ TK 353, Có TK 511 (Doanh thu), Có TK 33311 (GTGT phải nộp).
- Ghi nhận giá vốn (nếu xuất từ kho): Nợ TK 632, Có TK 156.
Lưu ý quan trọng: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng thường không được khấu trừ, mà phải tính vào chi phí liên quan, trừ một số trường hợp cụ thể như quà tặng khuyến mại có đăng ký. Để khoản chi phí này được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có đầy đủ chứng từ như quyết định tặng quà, danh sách người nhận, hóa đơn mua hàng và phải được quy định rõ trong các văn bản nội bộ của công ty.
>>> Tìm hiểu thêm: Nên Tặng Quà Gì Cho Người Thân Đi Nước Ngoài? 10+ Món Quà Ý Nghĩa, Xem Ngay!
Cách hạch toán hoá đơn quà tặng theo thông tư 133
1. Mua hàng hóa và tặng trực tiếp (không nhập kho):
Khi mua và tặng:
- Nợ TK 642: Giá trị quà tặng (chưa VAT đầu vào).
- Nợ TK 133: VAT đầu vào (nếu được khấu trừ).
- Có TK 111, 112, 331: Tổng tiền thanh toán.
Ghi nhận VAT đầu ra:
- Nợ TK 642: Phần VAT đầu ra tính vào chi phí.
- Có TK 3331: VAT phải nộp.
2. Mua hàng hóa, nhập kho rồi xuất tặng:
Khi mua và nhập kho:
- Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị nhập kho.
- Nợ TK 1331: VAT đầu vào (nếu được khấu trừ).
- Có TK 331, 111, 112: Tổng tiền thanh toán.
Khi xuất kho để tặng (lập hóa đơn đầu ra):
- Nợ TK 642: Giá vốn hàng xuất tặng.
- Có TK 152, 153, 156: Giá trị hàng đã xuất.
Đồng thời ghi nhận VAT đầu ra:
- Nợ TK 642: Phần VAT đầu ra tính vào chi phí.
- Có TK 3331: VAT phải nộp.
Lưu ý chung: VAT đầu vào của quà tặng thường không được khấu trừ mà tính vào chi phí. Giá tính VAT đầu ra là giá bán thông thường của sản phẩm. Để chi phí quà tặng được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần có đầy đủ chứng từ và quy định rõ ràng trong các chính sách nội bộ.
Bạn đã vừa tìm hiểu về cách xuất hóa đơn về chi phí quà tặng cho nhân viên cũng như cách hạch toán hóa đơn quà tặng. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã hiểu hơn về cách xuất hóa đơn tặng quà tết cho nhân viên cũng như trong nhiều dịp khác để có thể chuẩn bị và tặng, biếu quà cho nhân viên thuận lợi, chính xác và phù hợp với quy định hơn.
Top 13+ Quà Tặng Sinh Nhật Cho Sếp Nam Ấn Tượng, Đầy Ý Nghĩa
