Tặng quà cho nhân viên là hoạt động mà nhiều doanh nghiệp thường làm vào các ngày lễ đặc biệt hay khi có sự kiện, hoạt động, mừng các mốc kỉ niệm của công ty. Tuy nhiên, vì là môi trường doanh nghiệp, hoạt động này sẽ liên quan đến các yếu tố như tài chính và yêu cầu các bộ phận liên quan phải khai báo, chuẩn bị các loại hóa đơn liên quan sao cho minh bạch và chính xác nhất. Trong bài viết này, hãy cùng tham khảo cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên chính xác và nhanh nhất.
Quy định về xuất hoá đơn quà tặng cho nhân viên
Theo đó, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Trong đó, nội dung điều luật quy định rõ rằng: Chỉ có các loại hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất là không cần xuất hóa đơn. Còn trong tất cả trường hợp khác, bao gồm cả tặng quà cho nhân viên, xuấy hóa đơn là bắt buộc. Hoạt động này áp dụng cho tất cả các hình thức tặng quà bao gồm cho, tặng, trao đổi, biếu, trả thay lương người lao động và các tiêu dùng nội bộ khác. Như vậy, tìm hiểu về cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là cần thiết khi doanh nghiệp chuẩn bị thực hiện hoạt động này.
Tham khảo thêm về các quy định xoay quanh việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên.
Cách viết hoá đơn cho quà biếu tặng
Tại Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định chi tiết về cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên như sau: doanh nghiệp xuất hàng hoá, dịch vụ để cho, biếu tặng, sử dụng nội bộ không cần trả phí thì phải lập hoá đơn và kê khai thuế VAT (Thuế GTGT). Nếu giá trị hóa đơn thấp hơn 200 ngàn đồng, doanh nghiệp có thể thực hiện lập chung trong một hoá đơn có đính kèm bảng kê danh sách người được nhận vào cuối ngày. Ngược lại, nếu giá trị hóa đơn từ trên 200 ngàn đồng thì công ty cần lập hoá đơn riêng cho mỗi quà tặng, chỉ trong trường hợp người đó không nhận hàng thì mới có thể gộp chung thành một hóa đơn vào cuối ngày.
Cụ thể hơn, cách viết hóa đơn cho quà biếu tặng nhân viên cần lưu ý một số mục sau:
Mục "Họ và tên người mua hàng": Điền tên người mua hàng hoặc tên người được tặng quà.
Mục "Tên đơn vị": Ghi rõ tên đơn vị nhận quà tặng. Trong trường hợp khách hàng không yêu cầu hoá đơn, bạn có thể điền "Khách hàng không lấy hoá đơn".
Mục "Mã số thuế và địa chỉ người mua hàng": Điền thông tin của bên nhận quà tặng.
Mục "Tên hàng hóa, dịch vụ": Ghi rõ tên hàng hóa là quà tặng và ghi kèm theo mô tả, ví dụ: "Hàng cho biếu tặng không thu tiền".
Mục "Đơn vị tính và số lượng": Điền như trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
Mục "Đơn giá": Ghi giá bán của hàng hóa là quà tặng.
Mục "Thành tiền, thuế suất và cộng tiền hàng": Điền như trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
Tham khảo thêm về cách xuất hóa đơn quà tặng theo Thông tư 78.
Cách hạch toán hoá đơn quà tặng theo thông tư 200
Hạch toán xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo thông tư 200 có các trường hợp sau:
Trường hợp hàng hóa được sử dụng để biếu tặng trực tiếp cho khách hàng, nhân viên.
Trường hợp mua hàng hóa để nhập kho và sử dụng sau đó để biếu tặng.
Trường hợp hàng hóa được sử dụng để biếu tặng nhân viên thông qua quỹ khen thưởng, phúc lợi,...
Trường hợp hàng hóa được sử dụng để tặng, cho, biếu ngay cho khách hàng không qua kho.
Hạch toán hàng biếu tặng khi công ty mua hàng hóa để biếu tặng và nhập kho, dựa trên hóa đơn mua hàng đã lập và tiền thuế GTGT như sau:
Nợ vào tài khoản 641: Chi phí mua hàng biếu tặng.
Nợ vào tài khoản 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có).
Có vào tài khoản 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng.
Có vào tài khoản 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Trường hợp hàng hóa được sử dụng để biếu tặng cho nhân viên thông qua quỹ khen thưởng, phúc lợi thì cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên và hạch toán như sau:
Nợ TK 353: Tổng giá trị doanh nghiệp thanh toán hàng biếu tặng
Có TK 511: Trị giá hàng hóa dùng để biếu, tặng
Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Sau đó, kế toán tiếp tục ghi nhận giá vốn và thực hiện hạch toán:
Nợ TK 623: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
Có TK 152, 153, 156,...: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho dùng để biếu, tặng thì hạch toán dựa vào hóa đơn mua vào của các mặt hàng được dùng để biếu, cho, tặng khi nhập về kho:
Nợ TK 152, 153, 156…: Trị giá nguyên hàng hóa sẽ dùng để biếu, cho, tặng.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.
Khi doanh nghiệp xuất quà tặng cho nhân viên, căn cứ vào hóa đơn xuất ra, hóa đơn hàng biếu tặng được hạch toán như sau:
Nợ TK 641: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Cách hạch toán hoá đơn quà tặng theo thông tư 133
Thực hiện hạch toán hàng biếu tặng đối với bên biếu, tặng có chút khác biệt so với các bước ở Thông tư 200. Cụ thể như sau:
Doanh nghiệp mua tặng, cho, biếu trực tiếp cho khách hàng không qua kho:
Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3331
Doanh nghiệp mua tặng, cho, biếu thực hiện nhập kho hàng hóa sau đó mới xuất để tặng, biếu, cho:
Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá hàng hóa doanh nghiệp nhập để biếu, tặng.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.
Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng thì kế toán hạch toán hóa đơn quà tặng như sau:
Nợ TK 642: Chi phí doanh nghiệp mua hàng hóa để cho biếu, tặng.
Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Bạn đã vừa tìm hiểu về cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên cũng như cách hạch toán hóa đơn quà tặng. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã hiểu hơn về cách xuất hóa đơn tặng quà tết cho nhân viên cũng như trong nhiều dịp khác để có thể chuẩn bị và tặng, biếu quà cho nhân viên thuận lợi, chính xác và phù hợp với quy định hơn.
